Manualul Beneficiarului > Modificari > Sinteza modificarilor survenite la manualul beneficiarului POCU 30.10.2019

Sinteza modificarilor survenite la manualul beneficiarului POCU 30.10.2019

Versiunea octombrie 2019

Sinteza modificărilor

În luna octombrie 2019 Manualul Beneficiarului POCU a făcut obiectul unei revizuiri generale, modificările operate vizând aspecte precum:
–  actualizarea informațiilor în acord cu modificările survenite la nivelul Ghidului Solicitantului Condiții Generale – Orientări privind accesarea finanțărilor în cadrul POCU și a legislației aplicabile, după caz;
–  simplificarea unor secțiuni, prin eliminarea informațiilor redundante și reformularea unor paragrafe neclare;
–  ilustrarea unor mecanisme prin includerea unor exemple sau prin detalierea/ clarificarea unor exemple existente;
–  modificări de formă precum: reorganizarea unor capitole/subcapitole, corectarea/înlocuirea unor termeni, actualizarea unor referințe / linkuri web, corectarea unor erori de tehnoredactare etc
–  Actualizarea și completarea listei de anexe cu formulare/modele de formulare relevante pentru implementarea proiectelor de către beneficiari.

Principalele modificări operate, față de versiunea Manualul Beneficiarului POCU – septembrie 2018, sunt după cum urmează:

CAPITOLUL 1. INTRODUCERE

Au fost actualizate informațiile legate de pagina web unde pot fi accesate documentele necesare în pregătirea și implementarea proiectelor POCU (http://mfe.gov.ro/programe/autoritati-de-management/am-pocu/);
În lista documentelor utile în managementul proiectelor POCU au fost incluse și cele referitoare la indicatorii POCU (Ghid Practic pentru Colectarea și Raportarea Indicatorilor POCU; Metodologia pentru reglementarea modului de diminuare a finanțării nerambursabile in cazul neîndeplinirii țintelor indicatorilor de Program în cadrul proiectelor).

CAPITOLUL 2. DEMARAREA PROIECTULUI

Schema referitoare la semnarea contractului de finanțare (subcapitolul 2.1.) a fost revizuită pentru a reflecta mai bine procesul de contractare;
Obligațiile contractuale ale Beneficiarului (subcapitolul 2.2) au fost sintetizate, făcându-se referire la Articolul 7 – Drepturile și obligațiile Beneficiarului din Contractul de finanțare;
La subcapitolul 2.3. – Perioada de valabilitate a contractului și perioada de implementare a proiectului, au fost introduse clarificări referitoare la perioada de valabilitate a contractului, la perioada de implementare a proiectului, la data de început și la data de finalizare a proiectului și a contractului de finanțare;
Subcapitolul 2.4. – Aspecte privind proiectele în parteneriat – a fost reorganizat pentru a include explicații ale modului în care pot fi schimbați partenerii în cele două situații: înaintea și după semnarea contractului de finanțare. De asemenea, au fost incluse scheme de proces pentru a ilustra mai bine modalitatea de schimbare a partenerilor.

CAPITOLUL 3. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

Subcapitolul 3.1-3.3. Mecanismul prefinanțăarii/Cererea de rambursare/Mecanismul cererii de plată.
–  Subcapitolul 3.1- Mecanismul prefinanțării a fost restructurat pentru a evidenția mult mai clar etapele de acrodare, aprobare și justificare a prefinanțării;
–  In cadrul Subcapitolului 3.1.4- Solicitarea prefinanțării, s-a evidențiat distinct modul de repartizare a sumelor solicitate prin prefinanțare intre beneficiar/solicitant si partener/parteneri;
–  In cadrul Subcapitolului 3.1.6- Tranșele de prefinanțare (3.1.6.2 Următoarele transe de prefinanțare) exemplul de calcul 5 a fost regandit si prezentat intr-o forma care să reliefeze aplicarea legislației referitoare la recuperarea prefinanțării în practica AM POCU;
–  De asemenea, in cadrul Mențiunilor speciale referitoare la prefinanțare s-a evidențiat modalitatea de solicitare a unei noi tranșe de prefinanțare in condițiile in care termenul de depunere a cererii de rambursare sau cuantumului de minim 50%, nu sunt respectate;
–  In cadrul Subcapitolului 3.2.3-Autorizarea cererii de rambursare, in cadrul sectiunii legate de aspecte importante de reținut, s-a facut referire la ordinea recuperării tranșelor de prefinanțare precum si asupra modului de calcul al cunatumului de minim 50% pentru cererile de rambursare aferente tranșelor acordate.
De asemenea,
–  S-au eliminat elementele redundante sau suprapuneriile de informatii referitoare la documentele justificative solicitate beneficiarilor și/sau partenerilor (exemplu: documentele necesare depunerii cererii de plată au fost grupate intr-un singur tabel in conținutul subcapitolului 3.3.4-Depunerea cererii de plată);
–  S-au eliminat informații, paragrafe care ori ingreunau parcurgerea manualului ori nu erau potrivit încadrate in capitolele si subacapitolele acestuia;
–  In anumite cazuri informația a fost structurata in chenare distincte pentru a asigura claritate si ușurință in parcurgerea Manualului;
–  In textul Manualului s-au făcut trimiteri la articolele din legislația aplicabilă (OUG 40, HG93/2016);
–  O serie de definițiile prezente in cuprinsul capitolelor Manualului au fost modificate ca formă (nu conținut) astfel încat sa fie corelate cu cele prezentate în secțiunea Glosar de termeni.

Subcapitolul 3.7. Derularea procesului de achiziții în cadrul proiectelor finanțate prin POCU
–  Subcapitolul 3.7.3. Achiziții publice de servicii sociale și alte servicii specifice a fost eliminat din structura capitolului, textul fiind mutat în subcapitolul 3.7.1. Achiziții publice efectuate de către beneficiari/parteneri care au calitatea de autoritate contractantă;
–  Eliminarea referinței la ”solicitanți”, acest ghid referindu-se exclusiv la activitatea beneficiarilor/partenerilor după semnarea contractului de finanțare și folosirea sintagmei beneficiari/parteneri în loc de solicitanți/beneficiari;
–  Efectuarea distincției între Planul Achizițiilor Publice (PAP) la nivelul proiectului și Programul Anual al Achizițiilor Publice (PAAP) întocmit de autoritățile contractanteși utilizarea unei terminologii unitare în acest sens;
–  Eliminarea unor paragrafe repetitive, cum ar fi paragraful următor :”În vederea asigurării monitorizării achiziţiilor şi validării cheltuielilor aferente acestora în sistemul MySMIS2014, se recomandă beneficiarilor/ partenerilor, ca imediat după finalizarea unei achiziții, în conformitate cu Planul de achiziții al proiectului, să încarce în sistemul informatic MySMIS Front Office, modulul Achiziții, dosarele de achiziţie pentru achiziţiile finalizate.” care se regăsește la subcapitolul 3.7.1. Achiziții publice efectuate de către beneficiari/ parteneri care au calitatea de autoritate contractantă, fiind eliminat din subcapitolele referitoare la Aplicația MySMIS2014 – Modulul și Achiziții și Verificarea achizițiilor de către AM/OIR/OI responsabil.

CAPITOLUL 4. MONITORIZAREA ȘI RAPORTAREA PROIECTULUI

La subcapitolul 4.2. – Rapoarte de monitorizare, referirea la Anexa 17 – Registrul grup țintă, a fost înlocuită cu referirea la Anexa 17 – Instrumentul POCU FORM B. Acest aspect este modificat și în lista anexelor.
La subcapitolul 4.3. – Vizite de monitorizare, a fost inclusă o listă a aspectelor care pot fi verificate de reprezentanții AM/ OI/ OIR în cadrul vizitelor de monitorizare.

CAPITOLUL 5. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE

La subcapitolul 5.1. – Modificări ale contractului de finanțare prin act adițional, au fost incluse detalii tehnice referitoare la actele adiționale care au ca obiect reducerea valorii indicatorilor și/sau a grupului țintă, făcându-se referire la Metodologia pentru reglementarea modului de diminuare a finanțării nerambursabile în cazul neîndeplinirii țintelor indicatorilor de program în cadrul proiectelor finanțate prin POCU (Anexa 25, nou întrodusă în versiunea actuală a Manualului Beneficiarului).
La subcapitolul 5.2. –      Modificări ale Contractului de finanțare prin Informare/ Înștiințare sau Notificare, a fost inclus conceptul de ”informare/ înștiințare” pentru a desemna toate cazurile în care Beneficiarul lansează o modificare a proiectului/ contractului de finanțare care nu necesită aprobarea AM/ OI/ OIR POCU responsabil;
La subcapitolul 5.3. – Suspendarea contractului de finanțare, a fost modificată modalitatea prin care contractul de finanțare poate fi suspendat de oricare dintre cele două părți – acest lucru se face prin act adițional, NU prin notificare.

CAPITOLUL 6. PĂSTRAREA ȘI ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Nu au fost operate modificări substanțiale.

LISTĂ ANEXE

Nr. anexă
Denumire anexă
Modificări
Anexa 1
Cerere de prefinanţare
Nu s-a modificat.
Anexa 2
Cerere de rambursare
Nu s-a modificat.
Anexa 3
Cerere de plată
In lista de anexelor a fost introdus un nou punct si anume: Ordine de plata care atesat plata contributii proprii.
Anexa 4
Cerere de rambursare aferentă cererii de plată
In lista de anexelor au fost introduse doua noi puncte si anume: Notificarea transmisă de AM POCU si Evidenţa cheltuielilor (completată cu numărul ordinului de plată), conform Anexei 19.
De asemenea, a fost eliminata sintagma : Ordine de plată din care sa reiasă dovada plăţii către furnizor a cofinanţării proprii a Beneficiarului/Partenerului (doar pentru beneficiarii/partenerii prevăzuți la art. 6 și 7 din Ordonanța de Urgenta 40/2015, cu modificările și completările ulterioare)
Anexa 5
Conturi bancare necesare efectuării plăţilor
Nu s-a modificat.
Anexa 6
Lisa documentelor justificative financiare
Nu s-a modificat.
Anexa 7
Fișă lunară de pontaj
Nu s-a modificat.
Anexa 8
Formular înregistrare grup ţintă
Nu s-a modificat.
Anexa 9
Raport tehnic
Nu s-a modificat.
Anexa 10
Aspecte verificare Cerere de prefinanţare
A fost eliminata intrabrea : Există extrasele de cont pentru conturile special deschise aferente prefinanțării?
Anexa 11
Decontarea cheltuielilor indirecte ca rată forfetară
Nu s-a modificat.
Anexa 12
Aspecte verificare Cerere de plată
Intrebarea 3: Sunt prezentate Raport Tehnic, documente justificative pentru cheltuielile solicitate in cererea de plată? A fost sparta in: Exista Raport Tehnic depus la OI/OIR? Si Sunt prezentate documente justificative pentru cheltuielile solicitate in cererea de plată?
In cadrul sectiunii VERIFICAREA documentelor justificative aferente cererii de plată s-a introdus o noua intrebare: Exista ordine de plată care atestă plata contribuției proprii?
Anexa 13
Aspecte verificare Cerere de rambursare aferentă Cerere de plată
S-a introdus o noua intrebare: Cererea de rambursare este insotita de documentele necesare depunerii cererii de rambursare aferente cererii de plată?
S-a eliminta intrebarea: Pentru beneficiarii/partnerii prevazuti la art. 6 și 7 din Ordonanța de Urgenta 40/2015, cu modificările si completările ulterioare, se face dovada asigurarii plății cofinanțării proprii.
Anexa 14
Aspecte verificare Cerere de rambursare
S-a introdus o noua intrebare: Cererea de rambursare are atasata Anexa 19 – Evidența cheltuielilor conform bugetului?
Anexa 15
Aspecte verificare proceduri achiziţii publice
Anexa 15.1. Aspecte verificare – proceduri achiziții publice – Autorități Contractante a fost modificată după cum urmează:
–  A fost reformulat capul de tabel al coloanei „Documente verificate” cu „Instrucțiuni privind verificarea”
–  La toate subpunctele aplicabile, a fost completată referinţa la SEAP prin adăugarea noii denumiri SICAP; a fost eliminată referinţa privind publicarea anunţurilor privind contractele de servicii de publicitate media şi pe site-ul www.publicitatepublica.ro;
–  A fsot eliminat subpunctul 1,1 prin includerea acerinţei in 1,2, acestea devenind astfel comasate noul ubpunct 1,1; la acesta, a fost reformulată fraza privind elementele de verificat, a fost eliminată referința la legislația abrogată privind achizițiile publice, respectiv OUG 34/2006;
–  La crt. 1.4 (devenit 1,3), au fost actualizate termenele conform legsilatiei aplicabile ((în special OUG 107/2017)
–  La crt. 7.3 s-a eliminat menţionarea termenelor din coloana „Instrucțiuni privind verificarea”, prin raportare la prevederirile Legii 98/2016
Anexa 15.2. Aspecte verificare – proceduri achiziții publice – Beneficiari privați Ş
–  A fost reformulat capul de tabel al coloanei „Documente verificate” cu „Instrucțiuni privind verificarea”;
–  a fost modificată substanțial prin completarea cu instrucțiunile de verificare, în conformitate cu prevederile Ordinului MFE nr. 1284/2016.
Anexa 16
Model Formular de Identificare Financiară
Nu s-a modificat.
Anexa 17
Instrumentul de lucru POCU FORM B
A fost înlocuit Registrul Grup Țintă cu Instrumentul de lucru POCU FORM B
Anexa 18
Raport lunar de activitate
Nu s-a modificat.
Anexa 19
Evidenţa cheltuielilor conform bugetului
Nu s-a modificat.
Anexa 20
Transmiterea cererilor prin Modulul Comunicare din MySMIS
Nu s-a modificat.
Anexa 21
Informaţii Beneficiar activităţi luna următoare
Nu s-a modificat.
Anexa 22
Notificare Cerere de plată aferentă salariilor, ștatelor sau centralizatoarelor pentru acordarea burselor, subvenţiilor, premiilor şi onorariilor
A fost adăugată Anexa 22 – Notificare Cerere de plată aferentă salariilor, ștatelor sau centralizatoarelor pentru acordarea burselor, subvenţiilor, premiilor şi onorariilor
Anexa 23
Notificare Cerere de plată aferentă facturilor
A fost adăugată Anexa 23 – Notificare Cerere de plată aferentă facturilor
Anexa 24
Model Notificare
A fost adăugată Anexa 24 – Model notificare modificare contract de finanțare
Anexa 25
Metodologie privind aplicarea corecțiilor financiare în cazul țintelor indicatorilor în cadrul proiectelor cu finanțare POCU
A fost adăugată Anexa 25 – Metodologie privind aplicarea corecțiilor financiare în cazul țintelor indicatorilor în cadrul proiectelor cu finanțare POCU

 

Manualul beneficiarului_sinteza modificari_07.11.2019