Manualul Beneficiarului > 5. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE > 5.2. Modificări ale Contractului de finanțare prin Notificare

5.2. Modificări ale Contractului de finanțare prin Notificare

În situația în care, după intrarea în vigoare a Contractului de Finanțare, apar schimbări de natură administrativă și/sau tehnică, Beneficiarul poate transmite AM/OIR/OI POCU responsabil o Notificare pentru modificarea acestuia.

Notificarea prin aprobare tacită

Nu necesită acceptare sau aprobare din partea AM/OIR/OI POCU responsabil Notificarea care are ca obiect:

  • schimbarea adresei sediului Beneficiarului și/sau datelor de contact;
  • schimbarea conturilor speciale deschise pentru Proiect;
  • înlocuirea reprezentantului legal;
  • modificarea Planului Achizițiilor Publice pe proiect,
  • modificarea graficului de depunere a cererilor de prefinanțare/plată/rambursare a cheltuielilor eligibile.

Atenție! Notificarea prin acceptare tacită va fi transmisă prin aplicația MySMIS, secțiunea Comunicare.

Notificarea cu termen de acceptare

Contractul de Finanțare poate să fie modificat prin excepție de la procedura de modificare a Contractului de Finanțare prin Act Adițional, printr-o notificare adresată AM/OIR/OI POCU responsabil, în situațiile menționate în continuare:

  • modificarea graficului de activităţi previzionate, fără să se depășească perioada de implementare a proiectului și fără să existe implicații financiare;
  • înlocuirea sau introducerea de membri noi în echipa de implementare;
  • înlocuirea managerului de proiect;
  • modificarea secțiunilor din Anexa 1 – Cererea de finanţare, în scopul actualizării caracteristicilor tehnice pentru echipamentele şi dotările care urmează a fi achiziţionate (numai în cazul contractelor în care se menționează acest tip de modificare), având în vedere progresul tehnologic înregistrat de la momentul scrierii cererii de finanţare şi până în momentul lansării procedurii de achiziţie, cu condiţia ca aceste modificări să nu afecteze bugetul proiectului, indicatorii, valoarea achiziţiei, perioada de implementare şi să respecte prevederile legale în vigoare, după caz. Aceste modificări vor avea în vedere şi actualizarea fişelor tehnice din caietele de sarcini, acolo unde acestea există.

Atenție! Notificarea care necesită acceptul AM/OIR/OI POCU responsabil se transmite prin modulul Contractare din MySMIS, funcția Acte Adiţionale/Notificări.

Excepții pentru intrarea în vigoare a unei Notificări:

  1. Dacă se solicită Beneficiarului clarificări referitoare la modificările survenite, perioada de 10 zile se suspendă până la depunerea de către acesta a justificărilor sau documentelor
  2. Notificarea poate să intre în vigoare și produce efecte juridice de la data transmiterii de către AM/OIR/OI POCU responsabil a unei note de informare privind acceptarea Notificării, dacă aceasta este emisă anterior termenului precizat mai sus (pentru Contractele de Finanțare care conțin această clauză; în cazul în care contractul de finanțare nu conține această clauză, Beneficiarul se va adresa OI responsabil).

Atenție! În cazul în care modificările efectuate implică modificarea unor secțiuni din cererea de finanțare, notificarea va viza și revizuirea secțiunilor respective din cererea de finanțare.

Nu se notifică experții suport pentru activitatea managerului de proiect, personalul administrativ și auxiliar (expertii decontați la cheltuieli indirecte ca rată forfetară) și experții evaluatori ANC.

Notificările care vizează înlocuirea sau introducerea de membri noi în echipa de implementare, cât și înlocuirea managerului de proiect vor fi aprobate exclusiv prin Nota de acceptare emisă de AM/OIR/OI POCU responsabil.

Notificările vor fi semnate de către reprezentantul legal al Beneficiarului sau de către persoana împuternicită în acest sens de către acesta, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

Beneficiarul transmite în aplicația MySMIS, modulul Contractare, textul notificării în care va include o descriere a modificărilor solicitate.

Beneficiarul accesează secţiunea Acte adiţionale/Notificări, şi marchează tipul solicitării – Notificare. Se completează câmpurile text cu informaţiile necesare, se generează documentul pdf, se semnează electronic şi se transmite către OIR/OI POCU. Statusul proiectului se schimbă în CU NOTIFICARE.

OIR/OI POCU va analiza modificările solicitate și în cazul în care acestea sunt justificate și se respectă termenii contractuali, avizează în MySMIS solicitarea de notificare și se intră pe fluxul de clarificări cu deblocarea de secţiuni din Cererea de Finanţare pentru a permite Beneficiarului să efectueze modificările necesare în Cererea de Finanțare (conform Manualului MySMIS 2014+).

Beneficiarul transmite OIR/OI Notificarea semnată (conform Anexei 24 – Model Notificare modificare contract finanțare), însoțită de documentele justificative necesare (de exemplu CV-uri, documente suport, Tabelul centralizator al resurselor umane etc.)

În cazul unei NOTIFICĂRI acceptate, după transmiterea cererii de finanţare modificate, fluxul urmat în sistem este asemănator cu cel de la Act adiţional, în sensul că, se pot primi solicitări de clarificări sau solicitări de documente suplimentare, urmând ca, după transmiterea răspunsului la aceste solicitări, să se primească de la OIR/OI POCU arhiva cu Dosarul notificării. Statusul proiectului se modifică în TRIMIS LA SEMNARE SPRE BENEFICIAR. Arhiva se descarcă şi se deschide, iar documentele sunt semnate electronic, încarcate în sistem după semnare şi transmise. Statusul proiectului se modifică în PRIMIT SEMNAT DE LA BENEFICIAR. După semnarea documentelor arhivei şi de reprezentantul legal al AM/OIR/OI POCU şi generarea arhivei finale, statusul proiectului se schimbă în CONTRACT SEMNAT CU MODIFICĂRI, iar noua versiune a cererii de finanţare este luată în considerare de sistem, în etapa de IMPLEMENTARE, doar după ce noua versiune a cererii de finanţare a fost înregistrată în sistem de OIR/OI POCU.

 

Atenție! În cazul în care modificările efectuate implică modificarea unor secțiuni din cererea de finanțare, notificarea va viza și revizuirea secțiunilor respective din cererea de finanțare.

Nu se notifică experții suport pentru activitatea managerului de proiect, personalul administrativ și auxiliar (expertii decontați la cheltuieli indirecte ca rată forfetară) și experții evaluatori ANC.

Notificările care vizează înlocuirea sau introducerea de membri noi în echipa de implementare, cât și înlocuirea managerului de proiect vor fi aprobate exclusiv prin Nota de acceptare emisă de AM/OIR/OI POCU responsabil.

 

Atenție! Dacă se constată că obiectul unei notificări nu respectă situațiile în care contractul poate fi modificat prin notificare, AM/OIR/OI POCU responsabil poate solicita Beneficiarului, în termen de 10 zile de la primirea notificării, inițierea unui Act Adițional la Contractul de Finanțare.

Notificarea inițiată de AM/OIR/OI POCU responsabil

În conformitate cu prevederile contractului de finanțare, AM/OIR/OI POCU responsabil are dreptul de a modifica unilateral, prin Notificare, următoarele anexe:

  • Măsuri de informare și publicitate;
  • Monitorizarea și raportarea;
  • Formulare și alte documente relevante.

 

AM/OIR/OI POCU responsabil va notifica Beneficiarul cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările care au impact asupra Proiectului acestuia, formulate de către Comisia Europeană și de orice altă autoritate competentă.