Manualul Beneficiarului > 5. MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE > 5.1. Modificări ale contractului de finanțare prin act adițional

5.1. Modificări ale contractului de finanțare prin act adițional

După semnarea Contractului de Finanțare, termenii referitori la denumirea părților contractante, alocarea bugetară, activități, durată, indicatori și parteneriat, devin fermi și obligatorii. Orice modificare survenită în cadrul acestor categorii trebuie notificată în prealabil AM/OIR/OI POCU responsabil pentru deschiderea secțiunii relevante în MySMIS și va face obiectul unui Act Adițional la Contract (Anexa 25 Model Act Adițional).

 

Ca principii generale, Actul Adițional:

  • nu poate avea caracter retroactiv și ca urmare, orice modificare se definitivează numai în cursul perioadei de implementare a Contractului de Finanțare și înaintea producerii efectelor schimbării propuse. Activitățile proiectului inclusiv raportările și rambursările trebuie încheiate până la 31 decembrie 2023;
  • nu poate produce schimbări în contract care ar putea aduce atingere condițiilor inițiale de acordare a finanțării sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanților, în cadrul cererilor de propuneri de tip competitiv .

 

Atenție! Actele adiționale care au ca obiect reducerea valorii indicatorilor și/sau a grupului țintă vor reduce proporțional și valoarea totală eligibilă a Proiectului, în conformitate cu procedurile specifice stabilite de AM POCU. În cazul în care nu au fost atinși indicatorii asumaţi, AM/OIR/OI POCU responsabil va diminua valoarea finanțării nerambursabile, proporţional cu gradul de realizare al indicatorilor, în conformitate cu prevederile contractului de finanțare. În acest sens, AMPOCU a elaborat Metodologia pentru reglementarea modului de diminuare a finanțării nerambursabile în cazul neîndeplinirii țintelor indicatorilor de program în cadrul proiectelor finanțate prin POCU.

Modificarea clauzelor și/sau Anexelor Contractului (activități, durată implementare, alocare bugetară pe categorii de cheltuieli, Structură/Acord Parteneriat etc.) prin Act Adițional, încheiat în aceleași condiții ca și Contractul de finanțare, se poate realiza atât la inițiativa Beneficiarului, cât și a AM POCU.

În situația în care Actul Adițional la Contractul de finanțare este inițiat de Beneficiar:

  1. Beneficiarul transmite, în aplicația MySMIS 2014 solicitarea de Act Adițional în care va cuprinde rezumatul modificărilor prezentate detaliat în memoriul justificativ. Conform Manualului MySMIS 2014+, pentru iniţierea unei Solicitări de Act adiţional de către beneficiar se accesează secţiunea Acte adiţionale/Notificări şi se marchează tipul solicitării – Act adiţional. Se completează câmpurile text cu informaţiile necesare, se generează documentul pdf, se semnează electronic şi se transmite către OIR/OI POCU. Statusul proiectului se schimbă în CERERE ACT ADIŢIONAL.
  2. OIR/OI POCU avizează în MySMIS solicitarea de Act Adițional, în cazul în care modificările solicitate sunt justificate și se respectă termenii contractuali, urmând fluxul de clarificări cu deblocarea de secţiuni din cererea de finanţare pentru a permite Beneficiarului să efectueze modificările necesare în cererea de finanțare (conform Manualului MySMIS 2014+).
  3. Beneficiarul, în urma primirii unui răspuns favorabil la solicitarea de Act adiţional din partea OIR/OI POCU, modifică cererea de finanţare în secţiunile unde se permite acest lucru (flux asemănător cu fluxul explicat la funcţia Solicitare de modificare cerere de finanţare, când s-a primit avizarea modificării cererii de finanţare cu deschiderea secţiunilor).
  4. Beneficiarul transmite, în aplicația MySMIS 2014, memoriul justificativ însoțit de documentele justificative necesare, precum și propunerea de Act Adițional. Modificarea solicitată trebuie să fie detaliată și justificată din punctul de vedere al necesității, oportunității și utilizării eficiente a fondurilor, urmărind să arate felul în care aceste modificări ajută la atingerea obiectivelor proiectului, în condițiile intervenite.
  5. Beneficiarul modifică secţiunile din cererea de finanţare si blochează proiectul. Apoi se generează documentul pdf, se semnează electronic şi se transmite la OIR/OI POCU. Statusul proiectului se schimbă în CU CLARIFICĂRI PRIMITE. După transmiterea cererii de finanţare modificate conform solicitărilor, proiectul intră pe fluxul de aprobare la OIR/OI POCU şi AM (acolo unde este cazul), flux ce presupune avizarea modificărilor de către toate persoanele cu atribuţii în acest
  6. Beneficiarul poate primi în aplicația MySMIS, din partea OIR/OI POCU, o cerere de clarificare cu deschidere de secţiuni din cererea de finanţare, iar statusul proiectului se schimbă în CU CERERE DE CLARIFICĂRI. Se urmează apoi pașii descriși la pct.

 

Termenul de verificare a Actului Adițional se suspendă pe durata răspunsului la solicitările de clarificare și între momentul notificării Beneficiarului și încheierea vizitei la fața locului, dacă se impune.

  1. OIR/OI responsabil transmite Beneficiarului în MySMIS, pentru semnare electronică, o arhivă care conține Actul Adiţional însoțit de cererea de finanțare modificată. Statusul proiectului, la primirea arhivei de către beneficiar, se schimbă în TRIMIS LA SEMNARE CĂTRE BENEFICIAR. Beneficiarul descarcă arhiva, semnează electronic documentele fără a fi modificate, le încarcă şi le transmite la OIR/OI POCU semnate. După transmitere, statusul proiectului se schimbă în PRIMIT SEMNAT DE LA BENEFICIAR. Actul Adițional se va semna apoi de către reprezentantul legal/împuternicit al AM/OIR/OI
  2. Ofițerul de proiect generează arhiva finală a Actului Adițional (arhiva conține Actul Adițional și ultima versiune a cererii de finanțare semnate de ambele părţi). Fluxul se încheie cu transmiterea către Beneficiar a acestei arhive. Arhiva finală, cu documentele semnate de ambele părţi, va putea fi vizualizată şi descărcată de către beneficiar din funcţia Contract de finanţare. Actul adiţional va intra în vigoare (şi va fi luat în considerare de sistem în etapa de IMPLEMENTARE) după semnarea documentelor arhivei de către ultima parte (reprezentantul legal al AM/OIR/OI iar noua versiune a cererii de finanţare a fost înregistrată în sistem. În aplicația MySMIS statusul proiectului se va schimba în „CU ACT ADIȚIONAL”.

 

Excepție: În cazul în care se solicită modificarea Anexei 2 – Cererea de finanțare la contract, se detaliază în memoriu modificările solicitate, fără a se atașa Anexa 1 – Cererea de finanțare revizuită, aceasta urmând a fi modificată în sistemul MySMIS).

 

În situația în care Actul Adițional la Contractul de finanțare este inițiat de AM/OIR/OI POCU, acesta va notifica Beneficiarul în termen de 5 zile lucrătoare de la data luării la cunoștință a oricăror circumstanțe care necesită încheierea unui act adițional.

Atenție! În cazul în care Beneficiarul nu transmite propunerea de act adițional spre verificare, avizare și aprobare cu cel puțin 20 de zile lucrătoare înainte de data la care se intenționează intrarea în vigoare, împreună cu toate documentele justificative necesare, acesta trebuie să includă în documentația aferentă propunerii de act adițional și o notă de justificare a întârzierii, notă care fie va fi acceptată implicit de AM/OIR/OI POCU responsabil (prin verificarea și aprobarea propunerii de act adițional), fie va fi respinsă explicit prin respingerea motivată a propunerii de act adițional.

Actul Adițional intră în vigoare la data semnării de către ultima parte, cu excepția cazurilor în care prin Actul Adițional se confirmă modificări intervenite în legislația națională și/sau europeană relevantă, cu impact asupra executării Contractului de finanțare, situații în care modificarea respectivă intră în vigoare de la data menționată în actul normativ corespunzător.