Manualul Beneficiarului > 4. MONITORIZAREA ȘI RAPORTAREA PROIECTULUI > 4.3. Vizite de monitorizare

4.3. Vizite de monitorizare

Scopul vizitelor de monitorizare este de a verifica la fața locului progresul fizic al proiectelor și acuratețea/corelarea datelor înscrise în Rapoartele Tehnice, culegerea de date suplimentare vizând stadiul implementării proiectului (probleme întâmpinate), precum și de a asigura o comunicare adecvată cu Beneficiarii/partenerii proiectelor.

Vizitele de monitorizare sunt întâlniri oficiale, în vederea monitorizării implementării/sustenabilității proiectului care au loc la sediul Beneficiarului/partenerilor sau la locul de implementare a proiectului, în cadrul cărora participă reprezentanţi ai Beneficiarului/partenerilor şi reprezentanţi ai AM/OIR/OI POCU responsabil.

Vizitele de monitorizare pot fi de mai multe tipuri:

  • Vizite de monitorizare în perioada de implementare (anunțate în prealabil sau neanunțate);
  • Vizite de monitorizare pentru asigurarea sustenabilității rezultatelor/indicatorilor (anunțate în prealabil).

Vizitele de monitorizare în perioada de implementare se desfăşoară la sediul Beneficiarului/ partenerului/ locul de implementare al proiectului/locul de desfăşurare al activităţilor, pentru a verifica conformitatea între situaţia descrisă în rapoarte/documente şi situaţia reală de la locul implementării.

Acestea se realizează, pe cât posibil, în timpul desfășurării activităților relevante din cadrul proiectului (de exemplu: activități de formare profesională, activități de informare și consiliere în carieră, activități de mediere), în vederea verificării realităţii activităţilor desfăşurate în cadrul proiectului respectiv.

În cadrul vizitelor de monitorizare, se verifică dacă:

  • locația de implementare a activităților proiectului/beneficiarului este conformă cu cea prezentată în contract/Acte Adiționale/Notificări, dacă este cazul;
  • implicarea și contribuția partenerilor este conformă prevederilor contractuale;
  • activitățile implementate sunt conform Contractului de finanțare și a informațiilor furnizate de beneficiar în cadrul RT;
  • rezultatele realizate sunt în conformitate cu prevederile Contractului de finanțare și a informațiilor furnizate de beneficiar în cadrul RT;
  • gradul de realizare a indicatorilor este în conformitate cu prevederile contractuale și informațiile prezentate în cadrul RT;
  • persoanele care au participat la activitățile implementate în cadrul proiectului fac parte din categoriile de grup țintă, în conformitate cu prevederile contractuale și informațiile prezentate în cadrul RT;
  • este asigurată publicitatea proiectului (internet, mass-media etc), cu respectarea elementelor de identitate vizuală stabilite conform contractului de finanțare (panouri informative, materiale publicitare, logo-uri);
  • sunt respectate principiile orizontale;
  • echipa de management și cea de implementare respectă toate cerințele cerințele de constituire și raportare;
  • au fost respectate planul de activități şi termenele prevăzute în proiect;
  • există dificultăți înregistrate în implementarea proiectului și dacă Beneficiarul a luat măsuri corective;
  • cerințele privind arhivarea documentelor sunt respectate (nomenclator dosare, condițiile de păstrare, arhivare și depozitare).

 

Vizitele se vor efectua pentru toate proiectele POCU implementate cel puțin o dată pe durata de implementare a fiecărui proiect, în momentele cheie ale implementării sau ori de câte ori situația o impune. În acest sens, Beneficiarul va anunța ofițerul de monitorizare responsabil, pe data de 25 ale fiecărei luni, activitățile relevante ce se vor desfășura în luna următoare, respectiv data desfășurării activității, locul desfășurării activității (inclusiv locul unde își desfășoarăă activitatea  partenerii, dacă este cazul), numărul de cursanți, formatorii sau schimbările intervenite față de graficul de implementare, prin completarea Anexei 21 – Informații Beneficiar activități luna următoare.

Având în vedere faptul că Anexa 21 – Informații Beneficiar activități luna următoare stă la baza planificării vizitelor ad-hoc de către OI, beneficiarii au obligația să redepună cu celeritate această anexă în situația în care intervin modificări (modificare adresa desfașurare activitate, data și intervalul orar de desfășurare activitate, etc.) față de varianta transmisă inițial.

 

Atenție! Dacă în urma vizitelor de monitorizare, AM/OI constată nedesfășurarea activităților relevante din cadrul proiectului (de exemplu în data și în locația comunicată de către beneficiar conform Anexei 21 Informații Beneficiar activități luna următoare, nu se desfășoară nicio activitate) AM/OI va proceda la declararea ca neeligibile a cheltuielilor aferente activității în cauză.

 

În cadrul vizitelor de monitorizare, beneficiarul/partenerii sunt obligați să pună la dispoziția AM/OIR/OI POCU responsabil documentele și/sau informațiile solicitate și să asigure toate condițiile pentru efectuarea verificărilor la fața locului, în conformitate cu prevederile contractuale și ale Acordului de parteneriat.

Ulterior efectuării vizitei de monitorizare, AM/OIR/OI POCU responsabil va întocmi un raport de vizită, pe care îl transmite Beneficiarului.

Intensitatea, frecvența și gradul de acoperire a verificărilor de monitorizare la fața locului depind de complexitatea operațiunii, de cuantumul contribuției publice la o operațiune, de riscurile identificate în cadrul verificărilor de management de amploarea controalelor detaliate din cadrul verificărilor administrative și al acțiunilor de audit ale Autorității de Audit pentru sistemul de gestiune și control în ansamblu, precum și de tipul de documentație trimisă de Beneficiar.