Manualul Beneficiarului > 4. MONITORIZAREA ȘI RAPORTAREA PROIECTULUI > 4.2. Rapoarte de monitorizare

4.2. Rapoarte de monitorizare

În perioada de implementare, Beneficiarul va transmite la OIR responsabil Rapoarte Tehnice. Acestea sunt transmise într-un singur exemplar original (Anexa 9 – Raport tehnic) și/sau în modulul Comunicare din sistemul MYSMIS .

Definiție Raport tehnic: Rapoartele Tehnice, denumite și Rapoarte de Progres, sunt întocmite de Beneficiari și transmise către OIR/OI responsabil, cu o frecvență de maximum trei luni, prin care se prezintă progresul implementării proiectului.

Atenție! În cazul în care există o perioadă de timp mai mare de 3 luni în care Beneficiarul nu a depus nicio Cerere de Rambursare sau Cerere de plată, Raportul Tehnic se va depune în 5 zile lucrătoare de la momentul împlinirii celor 3 luni, sub sancțiunile menționate în contractul de finanțare.

 

În vederea transmiterii acestei raportări, se va avea în vedere structura de dosar prevazută în Anexa 20 – Transmiterea cererilor prin Modul Comunicare.

 

Rapoartele Tehnice conțin informații privind stadiul implementării proiectului, modul de desfășurare a activităților prevăzute în Cererea de Finanțare, rezultatele obținute, indicatorii realizați până în momentul raportării și probleme întâmpinate pe parcursul derulării, astfel încât, prin analiza acestor informații de către ofițerii de proiect să se asigure monitorizarea stadiului implementării.

Perioadele de referință ale raportului tehnic vor fi consecutive și continue fără a se suprapune în rapoarte tehnice diferite. Acesta va descrie toate activitățile derulate de la începutul implementării proiectului, respectiv data ultimei perioade de raportare, pentru o perioadă decisă de către beneficiar, dar nu mai mult de 3 luni. Totodată, va prezenta progresul îndeplinirii rezultatelor și indicatorilor.

Beneficiarul va putea solicita la rambursare cheltuieli aferente activităților desfășurate dacă aceste activități au fost raportate într-un Raport Tehnic depus cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de a fi depusă Cererea de rambursare sau cererea de plată. În situația în care Raportul Tehnic nu a fost depus cu cel puțin 10 zile înaintea Cererii de Rambursare/Cererii de plată, aceasta din urmă va fi returnată Beneficiarului, urmând a fi redepusă de către acesta dupa împlinirea termenului menționat.

Atenție! Nu se vor depune rapoarte tehnice cu perioade de referință care să se suprapună, însă beneficiarul trebuie să se asigure că perioada în care s-au angajat cheltuielile pe care le solicită printr-o cerere de plată, respectiv perioada în care s-au angajat și efectuat cheltuielile pe care le solicită printr-o cerere de rambursare, este acoperită de rapoartele tehnice depuse până la momentul depunerii cererii de plată/ cererii de rambursare.

 

Scopul acestora este de a asigura o continuitate a transmiterii informațiilor tehnice referitoare la implementarea proiectului precum și a stadiului derulării acestuia.

 

Se recomandă ca perioada de raportare să cuprindă luni calendaristice întregi (ex. 1 mai – 31 iulie).


Rapoartele Tehnice
se vor încărca în modulul Comunicare din sistemul MySMIS2014 însoțite de următoarele tipuri de documente justificative:

  • Registru grup țintă, realizat în ordine alfabetică (Anexa 17 – Instrumentul POCU FORM B) actualizat, aferent activităților fiecărui Raport Tehnic;
  • DOSARE GRUP ȚINTĂ;
    • Formular înregistrare participanți la operațiunile finanțate din FSE (Anexa 8 – Formular înregistrare grup țintă);
    • Documente justificative pentru dovedirea apartenenței persoanelor din GT la categoriile eligibile (conform Ghidului Solicitantului – Condiții Specifice, de exemplu: copii CI, adeverințe de la angajatori/certificate (adeverințe) de șomer eliberate de ANOFM/AJOFM/AMOFM, diplome de studii, Acolo unde nu se poate justifica apartenența persoanelor la categoriile de GT eligibile prin documente justificative, se vor depune declarații pe propria răspundere);
    • Metodologia de Selecție a Grupului Țintă (GT) din cadrul proiectului;
  • Copii după listele de prezență a participanților la activitățile proiectului, cu semnăturile aferente;
  • Documente justificative privind desfășurarea activităților şi atingerea rezultatelor conform cererii de finanţare;
  • Documente/fotografii privind respectarea cerințelor cu privire la măsurile de informare și publicitate a proiectului;
  • În cazul decontării cheltuielilor în baza costurilor reale, se vor prezenta documente aferente organizării cursurilor/trainingurilor/sesiunilor de mediere etc. (de exemplu liste de prezență, calendarul desfășurării cursurilor, diplomele acordate, fișe de consiliere/mediere, );
  • Rapoartele de activitate ale experților din echipa de implementare Anexa 18 – Raport lunar de activitate, fișe de pontaj Anexa 7 – Fișa lunară de pontaj, livrabile;
  • Orice alte documente relevante pentru justificarea activităților;
  • Documente justificative privind devieri/întârzieri în atingerea rezultatelor;
  • Documente privind remedierea problemelor constatate în cadrul vizitelor efectuate în cadrul proiectului.

Toate documentele justificative vor fi organizate pe categorii de activități/subactivități/rezultate obținute. Dosarele de grup țintă vor fi organizate astfel: pentru fiecare persoană va fi creat un document scanat care să conțină Formularul de înregistrare urmat de documentele justificative aferente.

Pentru fiecare operațiune, Beneficiarul/partenerul colectează date de la participanții și entitățile pe care le sprijină prin operațiune prin completarea Anexei 8 – Formular de înregistrare și agregarea acestor informații în Anexa 17 – Instrumentul POCU FORM B.

Având în vedere specificul grupurilor țintă ale programului, datele pe care Beneficiarul/partenerul le colectează de la participanți sunt următoarele:

  • Date de identificare (nume, prenume, CNP, data nașterii, gen);
  • Date de contact (domiciliu de reședință, domiciliu de corespondență, numere de telefon, adrese de e-mail);
  • Date privind statutul pe piaţa muncii;
  • Vârsta;
  • Date privind nivelul studiilor;
  • Date privind situația la nivelul gospodăriei;
  • Date privind apartenența la un grup vulnerabil/dizabilități/situația în gospodărie (migrant, origine străină, grup minoritar (inclusiv comunități marginalizate cum ar fi romii), dizabilități, persoană defavorizată (altele), persoană fără adăpost sau care este afectată de excluziune locative);
  • Date privind angajatorul (denumire angajator, tip de instituție);
  • Date privind locul de domiciliu (urban/rural).

 

Beneficiarul/Partenerul va furniza participanților un formular individual de înregistrare (Anexa 8 – Formular înregistrare, Secțiunea A) și se va asigura că participanții vor completa și semna formularul, doar la secțiunea corespunzătoare, respectiv A „La intrarea în operațiune”. Celelalte două secțiuni ale formularului, respectiv Secțiunea B “La ieșirea din operațiune” și Secțiunea C “Statut pe piața muncii la 6 luni de la ieșirea din operațiune”, sunt completate doar de către Beneficiar/Partener (enitatea responsabilă cu înregistrarea participanților) în momentul respectiv.

Pentru o cât mai bună monitorizare a progresului proiectului se recomandă actualizarea permanentă a Anexei 17 – Instrumentul de lucru POCU FORM B


Atenție!
Pentru facilitarea raportării indicatorilor în cadrul Programului Operațional Capital Uman și având in vedere necesitatea actualizării constante a acestora, Beneficiarii au obligația de a introduce toate datele aferente indicatorilor POCU din proiectele lor în Instrumentul de lucru POCU FORM B – Anexa 17. Instrumentul de lucru POCU FORM va fi actualizat pe tot parcursul implementării, în funcție de progresul proiectului.