Manualul Beneficiarului > 2. DEMARAREA PROIECTULUI > 2.4. Aspecte privind proiectele în parteneriat

2.4. Aspecte privind proiectele în parteneriat

Parteneriatul constituit pentru implementarea proiectului și consemnat prin Acordul de parteneriat (anexă la Contractul de Finanțare), trebuie să respecte o serie de principii:

  • Toţi partenerii trebuie să contribuie la realizarea proiectului în modalităţile precizate în cererea de finanţare şi Acordul de parteneriat;
  • Partenerii sunt obligaţi să respecte regulile privitoare la conflictul de interese şi regimul incompatibilităţilor, iar în cazul apariţiei unui asemenea conflict, să dispună luarea măsurilor ce conduc la evitarea, respectiv stingerea lui, inclusiv, dar fără a se limita la, informarea AM/OIR/OI POCU responsabil în legătură cu orice situație care dă naștere sau este posibil să dea naștere unui astfel de conflict, în termen de 3 (trei) zile lucrătoare de la data apariției unei astfel de situații. În caz contrar, semnatarii acordului înţeleg că poate fi reziliat contractul de finanțare prin decizia AM/OIR/OI POCU responsabil de plin drept, fără punere în întârziere, fără intervenția unui tribunal arbitral/unei instanțe judecătoreşti şi fără îndeplinirea altor formalităţi, cu excepţia transmiterii către Liderul de parteneriat a unei simple informări cu privire la rezilierea contractului de finanțare;
  • Membrii Parteneriatului înțeleg și acceptă faptul că vor răspunde individual față de Liderul de parteneriat, iar Liderul de parteneriat și partenerii față de AM/OIR/OI POCU responsabil, pentru realizarea angajamentelor asumate de fiecare dintre aceștia în implementarea proiectului conform cererii de finanțare.

Acordul de parteneriat intră în vigoare la data semnării acestuia de către părți și își încetează valabilitatealadataîncetăriiContractuluideFinanțare.

Modificarea structurii parteneriatului 

Înlocuirea unuia sau a mai multor parteneri poate să fie făcută în etapa premergătoare semnării contractului de finanțare sau în timpul implementării proiectului, după cum urmează:

  1. Inlocuirii partenerului/partenerilor înaintea semnării contractului de finanțare

Pasul 1 – În vederea înlocuirii partenerului/partenerilor înaintea semnării contractului de finanțare, Solicitantul (Liderul de Parteneriat) va iniția prin sistemul informatic MySMIS, o solicitare de modificare a CF prin utilizarea funcției Solicită modificarea cererii de finanțare.

Motivarea selectării noului partener trebuie prezentată de către Solicitant (Liderul de Parteneriat) printr-o notă justificativă[1] privind valoarea adăugată a parteneriatului pentru utilizarea eficientă a fondurilor.

 

Pasul 2 – Ca urmare a solicitării de modificare a CF inițiată de Solicitant, Organismul Intermediar va verifica motivația pentru înlocuirea unui partener sau a unor parteneri din cadrul unui proiect aprobat spre finanţare, respectiv dacă:

  • Partenerul existent solicită acest lucru prin adresă scrisă către Liderul de parteneriat și motivează solicitarea; sau
  • Liderul de parteneriat declară pe proprie răspundere că menținerea partenerului în proiect blochează sau creează dificultăți majore în ceea ce privește contractarea și/sau derularea în bune condiții a proiectului, atașând la declarație documente justificative care să susțină cele asumate.

Pasul 3 – În urma verificării motivației înaintata de catre solicitant,  Organismul Intermediar poate respingere sau admite cererea de înlocuire a unui partener. În cazul in care cererea este admisă,  Organismul Intermediar va debloca sectiunile cererii de finantare in sistemul informatic MySMIS.

Pasul 4 – Solicitantul va demara selectia noului/noilor parteneri si va incarca documentele solicitate de OIR in cadrul sistemul informatic MySMIS

Solicitantul poate propune spre validare un alt partener, cu respectarea acelorași condiții de selecție. Termenul maxim în care Solicitantul poate să propună spre validare un partener care să fie acceptat, este de 60 de zile calendaristice de la momentul în care intervenția de schimbare este agreată, respectiv de la solicitarea de deblocare a secțiunilor cererii de finanțare, transmisă în sistemul MySMIS de către solicitant. Termenul nu se suspendă pe perioada de verificare a noului partener de către OI.

Solicitantul trebuie să se asigure că noul partener respectă următoarele cerințe:

  • Îndeplinește toate condițiile din Orientări privind accesarea finanțărilor în cadrul Programului Operațional Capital Uman 2014 – 2020 și din Ghidul Condiții Specifice aplicabil apelului în cadrul căruia a fost depus proiectul;
  • Va desfășura toate activitățile pentru care era responsabil partenerul înlocuit, conform cererii de finanțare și Acordului de Parteneriat inițial.
Atenție! În cazul în care Solicitantul este o instituție publică, înlocuirea partenerului presupune reluarea procedurii de selecție a partenerului (procedură derulată în faza premergătoare depunerii cererii de finanțare).

Solicitantul instituţie publică care intenționează înlocuirea unui partener/unor parteneri are obligația de a aplica prevederile OUG nr. 40/2015, OUG nr. 64/2009 și HG nr. 218/2012 cu modificările și completările ulterioare, precum și prevederile din Orientări privind accesarea finanțărilor în cadrul POCU 2014 – 2020, secțiunea 4.1.4. – Selecția partenerilor.

În cazul schimbării partenerului, având în vedere prevederile Metodologiei de Evaluare și Selecție POCU, indiferent de momentul în care se realizează aceasta (înainte de semnarea contractului sau în implementare), cererea de finanțare actualizată va fi verificată împreună cu noul set de documente.

 

Pasul 5 – Organismul Intermediar realizează verificarea tuturor aspectelor legate de modificarea solicitată

Organismul Intermediar
Verifică îndeplinirea conformității administrative și a tuturor regulilor de eligibilitate, analizează condițiile privind capacitatea operațională, financiară și tehnică a partenerului propus, în concordanță cu atribuțiile care îi revin din proiect și noul Acord de Parteneriat semnat cu liderul de parteneriat și

ceilalți parteneri existenți în structura parteneriatului.

Poate solicita alte documente și clarificări, în procesul de verificare a partenerului propus.

Pasul 6 – Ca urmare a verificărilor efectuate, Organismul Intermediar:

  • Aprobă solicitarea în cazul în care partenerul/partenerii propus/propuși îndeplinesc condițiile necesare pentru a înlocui partenerul/partenerii initiali;
  • Respinge solicitarea în cazul în care partenerul/partenerii propus/propuși nu îndeplinesc condițiile necesare pentru a înlocui partenerul initial și motivează motivele respingerii

Flux – schimbare partener înainte de semnarea contractului de finanțare

 

 

Aspecte importante de reținut:

Prin înlocuirea partenerului, nu se va putea crește valoarea finanțării nerambursabile sau valoarea totală eligibilă a proiectului.

Noul partener/noii parteneri, indiferent de forma juridică va/vor prelua rolul/rolurile partenerului/partenerilor înlocuit/înlocuiți, iar valoarea nerambursabilă după înlocuirea partenerului poate fi mai mică sau egală, respectiv:

  1. În situația în care partenerul nou introdus are aceeași rată de cofinanțare proprie cu partenerul înlocuit – nu se modifică valoarea asistenței nerambursabile;
  2. În situația în care partenerul nou introdus are o rată de cofinanțare proprie mai mare decât rata de cofinanțare a partenerului înlocuit – se va ține cont de rata de cofinanțare proprie aferentă tipului de entitate din care face parte partenerul nou introdus, fapt care va duce la diminuarea valorii asistenței financiare nerambursabile corespunzătoare cheltuielilor cuprinse în bugetul noului partener;
  3. În situația în care partenerul nou introdus, conform tipului de entitate juridică, are o rată de cofinanțare proprie mai mică decât rata de cofinanțare a partenerului înlocuit – se va ține cont de rata de cofinanțare a partenerului înlocuit. În aceasta situație NU este permisă creșterea valorii nerambursabile a proiectului, iar pentru a putea participa în cadrul proiectului, partenerul nou introdus va suporta o contribuție proprie cel puţin egală cu contribuţia partenerului care a fost înlocuit.

 

De retinut: Regula generală este că in toate cazurile NU este permisă creșterea valorii finanțării nerambursabile a proiectului.

 

  1. Înlocuirea unui partener în timpul derulării contractului

 

Înlocuirea unui partener în timpul derulării contractului respectă aceleași principii, condiții și reguli de eligibilitate ca în cazul înlocuirii partenerului înaintea semnării contractului de finanțare.

 

După semnarea contractului de finanțare, înlocuirea partenerului/partenerilor se realizează prin act adițional. În vederea înlocuirii partenerului/partenerilor, Solicitantul (Liderul de Parteneriat) va iniția prin sistemul informatic MySMIS solicitare de Act Adițional.

 

Ce este diferit : Beneficiarul (liderul de parteneriat) are obligația selectării unui nou partener care să îndeplinească toate condițiile de eligibilitate prevăzute de Ghidul Solicitantului Orientări Generale și Condiții Specifice aplicabile în termen de maximum 90 zile calendaristice de la data solicitării de înlocuire a partenerului/partenerilor. Beneficiarul are de asemenea dreptul să ceară suspendarea contractului până la structurarea funcțională a parteneriatului, în cazul în care continuarea activităților proiectului este împiedicată de această modificare.

Flux – schimbare partener după semnarea contractului de finanțare

Aspecte importante de reținut:

Liderul parteneriatului are obligația de a se asigura că drepturile și obligațiile partenerului care părăsește parteneriatul au fost cesionate cu bună credință și fără litigii noului partener sau unuia dintre partenerii existenți, după caz. În cazul acceptării partenerului propus, Ofițerul de proiect va continua procesarea Actului Adițional de înlocuire a partenerului, respectiv, va debloca în aplicația MySMIS secțiunile Cererii de Finanțare, pentru ca Beneficiarul să actualizeze informațiile necesare analizei Actului Adițional de înlocuire al partenerului.

Înlocuirea partenerului/partenerilor în perioada implementării proiectului, necesită analiza stadiului activităților desfășurate și gradul de realizare al indicatorilor, precum și a cheltuielilor angajate, plătite și rambursate de către partenerul care se retrage din parteneriat, astfel încât să nu fie periclitată implementarea proiectului și realizarea indicatorilor.

Partenerul/partenerii introduși în proiect vor asigura continuarea implementării proiectului cu bugetul rămas neutilizat, după verificarea și validarea cheltuielilor eligibile efectuate de către partenerul care se retrage.

Atenție! În cazul în care partenerul înlocuit a primit prefinanțare, Beneficiarul (liderul de parteneriat) care a depus cererea de prefinanțare are obligația depunerii unei cereri de rambursare care să cuprindă toate cheltuielile efectuate de către respectivul partener, din prefinanțare. Partenerul înlocuit are obligația restituirii prefinanțării acordate și nejustificate corespunzător prin cerere de rambursare.

În cazul în care partenerul înlocuit a desfășurat activități și a efectuat plăți din surse proprii care nu au fost solicitate la rambursare, Beneficiarul (liderul de parteneriat) are obligația de a depune o cerere de rambursare, în care să fie cuprinse toate cheltuielile aferente activităților care au fost desfășurate de către acesta, până la data înlocuirii acestuia, în conformitate cu bugetul proiectului.

 

 

Nu se admite!

·      Înlocuirea Beneficiarului finanțării nerambursabile (liderul de parteneriat), cu unul din parteneri sau cu altă entitate cu personalitate juridică.

Excepție: Situația în care entitatea cu personalitate juridică cu rol de Beneficiar a fost preluată (de exemplu: restructurare, comasare, absorbție, desființare cu preluarea atribuțiilor de către o altă structură publică cu personalitate juridică etc.) de altă entitate juridică, succesoare în drepturi și obligații, cu condiția precizării explicite a acestui aspect și asigurarea/dovedirea eligibilității succesorului conform prevederilor Orientărilor privind oportunitățile de finanțare în cadrul POCU 2014-2020 și a Ghidului Solicitantului aplicabil.

·      Retragerea unui partener din parteneriat fără înlocuirea acestuia cu alt partener.

·      Un partener care este angajat în calitate de solicitant sau partener, în mai mult de 5 proiecte (inclusiv proiectul vizat) pe apelul de proiecte specific cererii de finanțare.

·      Creșterea numărului de parteneri în raport cu numărul aprobat inițial, întrucât acest demers ar pune în discuție decizia comitetului de evaluare cu privire la proiectul în cauză și la structura partenerială depusă inițial și evaluată.

·      Preluarea rolului partenerului care se retrage de către liderul de parteneriat.

 

[1] Variantă revizuită față de cea inițială depusă la Cererea de Finanțare.